Privacy & gegevensbescherming
Privacyverklaring
Hier leggen we uit welke persoonsgegevens Cottonwood verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Cottonwood is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website, het klantportaal en onze dienstverlening.
Cottonwood
Oosterbracht 10 G, 7821 CJ Emmen
KvK 05066092 · BTW-id NL812681150B01
info@cottonwood.nl · 0591 - 30 70 10
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van hoe je onze website of diensten gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
- naam, bedrijfsnaam en contactpersoon;
- e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens;
- factuur- en aflevergegevens;
- account- en klantportaalgegevens;
- offerte-, order- en productiegegevens;
- door jou aangeleverde logo’s, ontwerpen en bestanden;
- correspondentie en berichten via het contactformulier;
- nieuwsbriefinschrijving en toestemmingsstatus;
- technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, beveiligingslogs en noodzakelijke cookiegegevens.
Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens en verzoeken je deze niet in vrije tekstvelden of bestanden op te nemen tenzij dit noodzakelijk en vooraf afgesproken is.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat. De belangrijkste verwerkingen zijn:
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Offertes opstellen, aanvragen beoordelen, orders uitvoeren en klantenservice leveren | Uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst |
| Facturatie, administratie en fiscale bewaarplichten | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsverbetering en het kunnen vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen | Gerechtvaardigd belang |
| Nieuwsbrief en andere optionele marketing | Toestemming, tenzij de wet een andere grondslag toestaat |
| Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken | Toestemming waar dit wettelijk vereist is |
4. Offertes, klantportaal en aangeleverde bestanden
Wanneer je via het klantportaal een offerte aanvraagt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de aanvraag te beoordelen en een prijsindicatie op te stellen. Daaronder kunnen logobestanden, afmetingen, borduurposities, aantallen en technische analysegegevens vallen.
Een geüpload offertelogo en de gegenereerde offerte-PDF worden in de huidige portalopzet maximaal 180 dagen in de Cottonwood-offertemap bewaard en daarna automatisch verwijderd. Het offerte-record met bedragen en administratieve gegevens kan langer worden bewaard wanneer dat nodig is voor dienstverlening, administratie, bewijs of wettelijke bewaarplichten.
Wij gebruiken aangeleverde bestanden niet voor andere klanten en verstrekken deze niet aan derden anders dan wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van jouw opdracht.
5. Nieuwsbrief
Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief verwerken wij je e-mailadres en gegevens rond de inschrijving. Wij gebruiken hiervoor Mailchimp. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief. Na afmelding gebruiken wij je adres niet meer voor de nieuwsbrief, behoudens een beperkte registratie die nodig kan zijn om je afmelding te respecteren.
6. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens niet. We kunnen gegevens delen met dienstverleners die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering, zoals:
- hosting- en IT-dienstverleners;
- e-mail- en nieuwsbriefdiensten;
- boekhouding en administratie;
- betaal- en facturatiediensten indien van toepassing;
- transporteurs en logistieke dienstverleners;
- productiepartners wanneer dit noodzakelijk is voor een specifieke maatwerkopdracht;
- professionele adviseurs en overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar een partij als verwerker optreedt, maken wij passende afspraken over beveiliging en verwerking.
7. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers, waaronder internationale cloud- en nieuwsbriefdiensten, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.
8. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Daarbij hanteren wij onder meer de volgende uitgangspunten:
| Offertelogo en offerte-PDF | Maximaal 180 dagen in de offertebestandsmap |
|---|---|
| Financiële administratie en facturen | In beginsel 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht geldt |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot afmelding of zolang de toestemming geldig is |
| Contact- en servicecorrespondentie | Zolang redelijkerwijs nodig voor beantwoording, opvolging, bewijs en dienstverlening |
| Account- en ordergegevens | Zolang het account of de zakelijke relatie actief is en daarna zolang noodzakelijk voor wettelijke of gerechtvaardigde doeleinden |
Als gegevens onderdeel worden van een geschil, wettelijke verplichting of rechtsvordering, kunnen wij ze langer bewaren zolang dat noodzakelijk is.
9. Cookies en vergelijkbare technieken
| Categorie | Doel en uitgangspunt |
|---|---|
| Noodzakelijk | Beveiliging, sessies, formulieren, account- en klantportaalfuncties. Altijd actief voor zover noodzakelijk. |
| Analytisch | Niet-noodzakelijke statistiek- en analysetechnieken voor verbetering van de website. Standaard uit en alleen actief na toestemming. |
| Marketing & externe media | Tracking, advertenties of externe media die gegevens met derde partijen kunnen delen. Standaard uit en alleen actief na toestemming. |
De cookie cw_cookie_consent_v1 bewaart jouw cookievoorkeur maximaal 180 dagen en is noodzakelijk om te onthouden welke keuze je hebt gemaakt. Ingelogde gebruikers kunnen daarnaast noodzakelijke WordPress-/sessiecookies ontvangen voor account- en beveiligingsfuncties.
Je kunt toestemming op ieder moment net zo eenvoudig wijzigen of intrekken via de knop Cookie-instellingen linksonder op de website of via de link Cookies in de footer. Na het wijzigen wordt de pagina opnieuw geladen zodat alleen de gekozen categorieën actief zijn. Je kunt cookies daarnaast via je browser verwijderen of blokkeren; daardoor kunnen noodzakelijke onderdelen minder goed functioneren.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en ongewenste openbaarmaking. Daarbij beperken wij toegang tot personen en partijen die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
11. Automatische berekeningen en besluitvorming
De online borduurcalculator kan op basis van het aangeleverde logo en ingevoerde gegevens automatisch een prijsindicatie, technische waarschuwing of indeling genereren. Deze uitkomst is geen uitsluitend geautomatiseerd bindend besluit met rechtsgevolgen. De prijs en technische uitvoerbaarheid worden waar nodig door Cottonwood gecontroleerd en zijn pas definitief na onze technische beoordeling en goedkeuring.
12. Jouw privacyrechten
Je kunt ons verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van persoonsgegevens. Ook kun je in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen verwerking. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Stuur je verzoek naar info@cottonwood.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren. Wij reageren in beginsel binnen de wettelijke termijn.
13. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving wijzigt. Op deze pagina staat altijd de meest actuele versie en de datum van de laatste wijziging.
Neem contact op via info@cottonwood.nl of 0591 - 30 70 10.
Bedrijfsgegevens
Cottonwood
Oosterbracht 10 G
7821 CJ Emmen
Nederland
KvK: 05066092
BTW-id: NL812681150B01